Base de datos: Formularios

¿Qué es un formulario y para qué se utiliza?



Los formularios son objetos de base de datos que pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. También sirven como un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas
 ¿A qué objeto se le crean formularios?


Un formulario es creado en base a una tabla de datos. Un formulario "enlazado" es aquel que está directamente conectado a un origen de datos, como una tabla o una consulta, y que puede ser usado para insertar, modificar o mostrar datos del origen de datos. También se pueden crear formularios "independientes" sin un vínculo directo al origen de datos, pero que también contienen botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario para que la aplicación funcione.


¿Cuál es la estructura de un formulario?
Estructura de un formulario


La etiqueta de inicio tiene el siguiente código:


< FORM ACTION="mailto:direccion_de_email" METHOD="POST" ENCTYPE="TEXT/PLAIN">


ACTION indica que debe enviar los datos por email a la dirección indicada. Si usaramos CGI aquí introduciríamos la dirección del servidor y el nombre del archivo que procesará los datos.


METHOD=POST indica que los datos serán enviados nada más pulsar el boton de envio.Existe otro método "GET" pero más inseguro ya que se puede ver la información a través de la barra de búsqueda. Esto irá seguido de un INPUT TYPE en el que los datos podrán ser de texto,menú o botón.


ENCTYPE="TEXT/PLAIN" se consigue que las respuestas se reciban como un fichero de texto,legible y sin codificar.




 ¿Cuáles son las formas de crear un formulario?


• Crear un formulario mediante la herramienta Formulario


Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.


Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario


1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.


2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.


Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestra los datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.


Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos relacionados con el registro Empleado actual. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.


• Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido


Puede agregar un formulario dividido a una base de datos web, pero el formulario no se puede ejecutar a menos que abra la base de datos web con Access (en otras palabras, no se ejecutará en un explorador web). Para obtener más información acerca de las bases de datos web, vea el artículo sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web.


Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.


Un formulario dividido es diferente de una combinación de formularios y subformularios, ya que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).


Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.


Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido


1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.


2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario dividido.


Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.
• Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos


Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.


1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.


2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y, a continuación, haga clic en Varios elementos.


Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Descripción de la vista Presentación y la vista Diseño.


Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles.

• Crear un formulario mediante el Asistente para formularios


Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.


1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Asistente para formularios.
2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.


NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.


3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
• Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco
Si el asistente o las herramientas de creación de formularios no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.


1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.


Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.


2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.


3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic sobre él o arrástrelo al formulario.


• Una vez que ha agregado el primer campo, podrá agregar varios campos a la vez. Para ello, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en varios campos y, a continuación, arrástrelos al mismo tiempo hasta el formulario.


• El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede ver el campo que desea agregar, seleccione otra parte distinta del formulario e intente agregar el campo nuevamente.


4. Con las herramientas del grupo Encabezado o pie de página, en la ficha Diseño, se puede agregar al formulario un logotipo, un título, o la fecha y la hora.


5. Use las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño para agregar una mayor variedad de controles al formulario.


Para una mayor selección de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y, a continuación, clic en Vista Diseño.


Puede que los controles que agregue mientras está en la vista Diseño no sean compatibles con la característica Publicar en Web. Si planea publicar el formulario en Web, deberá usar solamente las características disponibles en la vista Presentación.


 ¿Cuál es la Importancia del cuadro de controles?


Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan los controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración.